¿Has armado una licitación y te ha pasado que cada proveedor te entrega una propuesta muy diferente en alcance y costo? Al hablar con ellos, todos parecen tener la razón, pero comparar las propuestas se vuelve complicado.
Esto puede convertirse en un problema tras otro durante la ejecución del proyecto. Por eso, antes de solicitar una cotización de sistemas contra incendios, es importante proporcionar a los proveedores la información necesaria para que puedan entender correctamente el proyecto.
Como proveedor de sistemas contra incendios, con experiencia en la elaboración de ingenierías, construcción e instalación, en MARSER hemos visto esta situación muchas veces. Por eso, compartimos algunos puntos que pueden ayudarte a preparar mejor una licitación y evitar contratiempos al final del proyecto.
La ingeniería o instalación de un sistema contra incendios no inicia cuando se entrega un anticipo. El proyecto comienza desde que se arma la licitación.
Por eso, el primer paso es entender claramente qué se necesita y cuál es el objetivo del proyecto.
Antes de solicitar una cotización de sistemas contra incendios, necesitas tener claro por qué inicia el proyecto. Algunas de las razones pueden ser:
También es importante identificar a los contactos internos que participarán en el proyecto y definir qué aportará cada uno.
De esta manera, los proveedores tendrán un contexto más claro y tu equipo podrá participar de forma organizada.
No es necesario revelar información confidencial sin protección. Sin embargo, sí es importante compartir la información que permita al proveedor comprender las condiciones reales del proyecto.
Si es necesario, puedes establecer contratos de confidencialidad o NDA para compartir información relevante del proyecto.
Entre la información que puede ser útil se encuentra:
La idea es que el proveedor pueda conocer las condiciones que debe considerar para preparar su propuesta. Es similar a acudir al doctor y llevar los análisis necesarios para que pueda entender mejor la situación.
Si se trata de un proyecto pequeño, como mover algunos detectores o realizar un mantenimiento, cada proveedor puede presentar su propia propuesta.
Sin embargo, si vas a proteger una nave completa, instalar un proceso nuevo o atender un requerimiento de una aseguradora, es recomendable no realizar el proyecto sin ingeniería.
Un sistema contra incendios puede contribuir a proteger la planta y a las personas que se encuentran en ella. Por eso, es importante que tú seas el dueño del proyecto y de la información.
De lo contrario, puedes terminar recibiendo propuestas muy diferentes entre sí, lo que dificulta comparar alcances y costos.
Además de la información técnica, es importante que los proveedores conozcan las condiciones bajo las cuales se realizará el proyecto.
Por eso, ten apertura para solicitar o participar en:
Sabemos que probablemente estás atendiendo otros requerimientos y que no siempre tienes todo el tiempo disponible. Sin embargo, puedes formar un equipo con los responsables técnicos para que cada persona atienda una parte del proyecto.
Típicamente, un proyecto de ingeniería u obra contra incendios puede involucrar a diferentes áreas, como:
De esta manera, el proyecto puede avanzar con una mejor coordinación entre las áreas involucradas.
Si quieres tener mayor claridad sobre el alcance, el tiempo y el gasto del proyecto, necesitas contar con información suficiente desde el inicio.
Para ello, considera:
Además, pide que las propuestas se elaboren con base en la misma ingeniería o información del proyecto.
La propuesta debe presentar un precio claro e incluir un programa de tiempo estimado. Así será más sencillo revisar qué contempla cada proveedor y comparar las propuestas.
Una vez que concluya la licitación de tu sistema contra incendios, revisa la cotización y el programa con tu equipo interno.
Habla con las áreas involucradas para coordinar:
Recuerda que los trabajos pueden generar molestias temporales dentro de la operación. Sin embargo, una buena coordinación ayuda a que el trabajo de todos y todas fluya sin contratiempos.
Si tu proyecto es grande o requiere mucha atención, desde el principio puedes evaluar la posibilidad de contratar personal temporal, practicantes o facilitadores.
Contar con este apoyo durante la ejecución puede liberar parte de la carga administrativa y permitir que el equipo se enfoque en el negocio principal.
Como experiencia en proyectos grandes, la cantidad de carga administrativa y responsabilidades técnicas internas puede llegar a ser considerable. Esto puede provocar que se pierda perspectiva sobre las funciones originales del puesto.
También pueden existir ahorros mal entendidos que, al final, provoquen más gasto, errores, pérdidas e incluso la renuncia de personal.
Por eso, es importante considerar desde el inicio los recursos que realmente necesitará el proyecto para ejecutarse correctamente.
La instalación o construcción de un sistema contra incendios es similar a unas vacaciones familiares: preverlas, diseñar la experiencia contemplando los gustos de todos y entender bien qué quieres y qué te ofrecen ayuda a garantizar una mejor experiencia.
Lo mismo ocurre con un proyecto contra incendios.
Mientras más claro tengas el objetivo, la información disponible, las condiciones de ejecución y lo que necesitas de cada proveedor, más fácil será recibir propuestas que puedas comparar y tomar decisiones con mayor información.
Antes de solicitar una cotización de sistemas contra incendios, prepara la información necesaria para que los proveedores puedan entender correctamente el proyecto.
Define el objetivo, comparte la información disponible, considera la ingeniería cuando corresponda, establece las condiciones de ejecución y solicita propuestas basadas en la misma información.
De esta manera, puedes tener mayor claridad sobre el alcance, los costos y los tiempos del proyecto desde el inicio.
Si tienes un proyecto de ingeniería o construcción de sistemas contra incendios, en MARSER podemos acompañarte durante el proceso para ayudarte a entender y desarrollar la solución que requiere tu proyecto.
¡Felices proyectos!
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